Wat is stille kennis precies
Stille kennis is kennis die mensen wel hebben, maar die nergens is opgeschreven. Het zit in het hoofd van een collega en komt pas naar voren als hij of zij aan het werk is. Denk aan een ervaren medewerker die precies weet welke klant liever gebeld wordt dan gemaild, of iemand die aan een kleine fout meteen ziet waar het proces misloopt.
Deze kennis is vaak ontstaan door jarenlange ervaring. Er is nooit een handleiding van gemaakt, maar zonder die kennis loopt een afdeling minder soepel. Juist daarom is stille kennis belangrijk voor elk bedrijf, klein of groot.
Waarom stille kennis belangrijk is voor je organisatie
Als stille kennis alleen in de hoofden van enkele mensen zit, wordt je bedrijf kwetsbaar. Wanneer een collega vertrekt, ziek wordt of met pensioen gaat, verdwijnt die kennis. Nieuwe medewerkers moeten dan zelf opnieuw uitvinden hoe dingen werken. Dat kost tijd, geld en zorgt voor fouten.
Door stille kennis zichtbaar te maken, bouw je aan een organisatie die minder afhankelijk is van losse personen. Werkprocessen worden duidelijker, klanten krijgen een gelijkmatige service en nieuwe collega’s zijn sneller ingewerkt. Het zorgt dus direct voor meer continuïteit en professionaliteit.
Hoe herken je stille kennis op de werkvloer
Let op de ongeschreven regels
In elk team bestaan ongeschreven regels. Iedereen weet dat de planning liever op maandag dan op vrijdag wordt aangepast, of dat bepaalde klanten net wat extra uitleg nodig hebben. Als je merkt dat collega’s vaak zeggen “zo doen we dat hier nu eenmaal”, is de kans groot dat er stille kennis achter zit.
Bekijk wie er altijd om hulp wordt gevraagd
In veel bedrijven zijn er een paar mensen naar wie iedereen gaat met vragen. Zij kennen de uitzonderingen, weten waar oude bestanden staan of begrijpen waarom een speciaal systeem ooit zo is ingericht. Deze collega’s zijn belangrijke dragers van stille kennis. Door hun aanpak te observeren en vast te leggen, kun je die kennis delen met de rest van het team.
Hoe maak je stille kennis zichtbaar
Laat medewerkers hardop werken
Een eenvoudige manier is om collega’s te vragen hun stappen hardop uit te leggen terwijl ze werken. Wat voor hen vanzelfsprekend is, blijkt voor anderen vaak nieuw. Door deze uitleg direct kort op te schrijven of op te nemen in een eenvoudig document, zet je de eerste stap naar gedeelde kennis.
Maak simpele werkinstructies
Je hebt geen dikke handboeken nodig. Korte, duidelijke beschrijvingen van veelvoorkomende taken zijn vaak genoeg. Bijvoorbeeld hoe je een klacht van een klant behandelt, hoe je een offerte controleert of welke stappen je neemt bij een storing. Door deze instructies centraal op te slaan, kan iedereen ze snel terugvinden.
Plan regelmatig kennisgesprekken
Plan af en toe een kort gesprek waarin teamleden elkaar laten zien hoe zij een taak aanpakken. Niet in grote vergaderingen, maar in kleine, praktische sessies. Zo ontstaat er ruimte om vragen te stellen en goede manieren van werken over te nemen. Met een paar notities na afloop leg je meteen waardevolle stille kennis vast.
Stille kennis als dagelijks aandachtspunt
Stille kennis zichtbaar maken is geen eenmalig project. Het is iets waar je regelmatig bij stil moet staan. Wanneer processen veranderen of nieuwe mensen starten, komt er telkens nieuwe kennis bij. Door daar bewust aandacht aan te geven, bouw je stap voor stap aan een organisatie die minder kwetsbaar is en waarin kennis echt wordt gedeeld.
