Waarom zakelijke kilometers bijhouden belangrijk is
Als zelfstandig ondernemer of zzp'er is het bijhouden van je zakelijke kilometers essentieel. Niet alleen kun je hiermee belastingvoordeel behalen, het biedt je ook inzicht in je werkelijke kosten en rendement. Veel zzp’ers maken zakelijke ritten met hun privéauto, waarbij het belangrijk is goed bij te houden hoeveel kilometers daadwerkelijk voor de onderneming worden gereden.
Hoeveel kun je aftrekken per zakelijk gereden kilometer?
In 2025 mag je voor elke zakelijke kilometer die je rijdt met je privéauto €0,23 aftrekken van je winst. Dit bedrag is onbelast en kun je opvoeren in je aangifte inkomstenbelasting als zakelijke kosten. Voorwaarde is wel dat je kunt aantonen dat het echt om zakelijke ritten gaat en dat je deze ritten goed hebt bijgehouden.
Wat geldt als zakelijke rit?
Een zakelijke rit is een rit die je maakt in het kader van je onderneming. Denk hierbij aan een bezoek aan een klant, een netwerkbijeenkomst of een rit naar je boekhouder. Ritten van en naar je vaste werkplek vallen hier meestal niet onder als je structureel op één locatie werkt, maar dat hangt af van je persoonlijke situatie als ondernemer.
Voorbeelden van zakelijke ritten
Ritten naar klanten, leveranciers, zakelijke bijeenkomsten, netwerkevenementen of zakelijke trainingen kunnen allemaal als zakelijke kilometers worden geboekt. Zorg er wel voor dat je een goede rittenadministratie bijhoudt waarin deze ritten duidelijk zijn omschreven.
Vereisten voor een sluitende rittenadministratie
De Belastingdienst stelt eisen aan je rittenadministratie. De administratie moet per rit vermelden: datum, begin- en eindstand kilometerteller, vertrek- en aankomstadres, afstand van de rit en het zakelijke karakter van de rit. Dit mag op papier of digitaal, zolang het compleet en betrouwbaar is.
Gebruik van apps en software
Er zijn diverse apps en softwareoplossingen beschikbaar waarmee je eenvoudig je zakelijke ritten kunt bijhouden, zoals RitAssist, Driversnote of het gebruik van Excel. Zorg ervoor dat je rittenadministratie altijd up-to-date is en bewaar deze digitaal of geprint, minimaal zeven jaar.
Tips voor het optimaliseren van je kilometerregistratie
Plan je afspraken efficiënt zodat je meerdere klanten in één rit kunt bezoeken. Dit bespaart niet alleen tijd en brandstof, maar verhoogt ook het aantal zakelijke kilometers dat je kunt aftrekken. Bewaar ook tankbonnen en onderhoudsrekeningen, zodat je bij controle kunt aantonen dat de auto daadwerkelijk beschikbaar is voor zakelijke ritten.
Voorkom problemen met de Belastingdienst
Zorg altijd voor een correcte en volledige registratie van je zakelijke ritten. Bij twijfel kan de Belastingdienst bewijs vragen van je kilometeradministratie. Door vanaf het begin een goede methode te kiezen, voorkom je dat je bij een controle belastingvoordeel moet terugbetalen.
