Waarom is een correcte factuur belangrijk?
Voor zzp’ers en ondernemers is het versturen van een goede factuur meer dan een formaliteit. Het is namelijk niet alleen verplicht door de Belastingdienst, maar het zorgt er ook voor dat je professionele indruk maakt en sneller wordt betaald. Bovendien voorkomt een duidelijke factuur eventuele misverstanden met je klanten.
De verplichte elementen van een factuur
Volgens de Nederlandse wet moet een factuur aan een aantal eisen voldoen. Deze verplichte gegevens zijn:
1. Jouw gegevens als ondernemer
Vermeld je volledige bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer. Deze informatie maakt je bedrijf herkenbaar en betrouwbaar.
2. De gegevens van de klant
Geef duidelijk aan wie je klant is door de naam en het adres van de ontvanger op te nemen. Hiermee voorkom je verwarring.
3. Het factuurnummer
Elke factuur moet een uniek nummer hebben. Dit is belangrijk voor zowel jouw administratie als die van je klant.
4. Datum van uitgifte
De factuurdatum bepaalt vaak de betalingstermijn, die meestal 14 tot 30 dagen bedraagt.
5. Een omschrijving van het product of de dienst
Wees specifiek over wat je hebt geleverd of gedaan. Hierdoor begrijpt de klant waarvoor hij betaalt.
6. De btw-specificatie
Als je btw-plichtig bent, moet je de btw duidelijk apart vermelden. Voor sommige diensten geldt een btw-tarief van 0%, 9% of 21%, afhankelijk van de sector.
7. Het totaalbedrag
Zorg ervoor dat het totaalbedrag helder is uitgeschreven, inclusief en exclusief btw, als dat van toepassing is.
Tips voor een effectieve factuur
Maak gebruik van facturatiesoftware
Veel zzp’ers kiezen ervoor om facturatiesoftware te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat alle verplichte gegevens automatisch worden toegevoegd en voorkomt fouten in berekeningen. Bekende tools zijn bijvoorbeeld Moneybird, e-Boekhouden of exact online.
Wees duidelijk en overzichtelijk
Een overzichtelijke factuur wordt sneller betaald. Gebruik een logische indeling met kopjes en genoeg witruimte, zodat de klant direct alles kan vinden.
Gebruik een betaaltermijn
Als een klant weet wanneer de factuur uiterlijk voldaan moet zijn, zal hij eerder geneigd zijn op tijd te betalen. Vergeet niet een specifiek betaaltermijn zoals 'binnen 14 dagen na factuurdatum' op de factuur te vermelden.
Voeg je bankgegevens toe
Maak het je klant gemakkelijk om te betalen door je IBAN en eventuele andere betaalgegevens duidelijk te vermelden.
Veelgemaakte fouten die je moet vermijden
Geen duidelijke omschrijving
Een vage omschrijving kan leiden tot vragen of discussies met de klant, waardoor je betaling mogelijk wordt vertraagd.
Onjuiste btw-tarieven
Controleer altijd welk btw-tarief van toepassing is. Een fout hierin kan leiden tot naheffingen of boetes van de Belastingdienst.
Facturen opsturen zonder opvolging
Stuur een herinnering als een betaling uitblijft. Een kleine nalatigheid kan soms grote gevolgen hebben voor je cashflow.
Conclusie
Een effectieve factuur is essentieel voor je succes als zzp’er of ondernemer. Door ervoor te zorgen dat je factuur compleet en overzichtelijk is, vermijd je misverstanden en krijg je sneller betaald. Neem de tijd om een goed proces op te zetten voor je facturatie, zodat je zonder zorgen aan je groei kunt werken.
