Wat is een UBO en waarom is registratie verplicht
Een UBO, voluit ultimate beneficial owner, is de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is of de feitelijke zeggenschap heeft over een organisatie. Denk aan iemand die meer dan een bepaald percentage van de aandelen, stemrechten of het eigendomsbelang heeft, of die op basis van afspraken de touwtjes in handen heeft. De UBO registratie is ingesteld om witwassen, fraude en terrorismefinanciering tegen te gaan. Door duidelijk vast te leggen wie er achter een bedrijf zit, worden geldstromen inzichtelijker voor toezichthouders en banken. Voor veel ondernemingen en organisaties is het daarom verplicht om de UBO’s in te schrijven in het UBO register van de Kamer van Koophandel.
Welke organisaties moeten een UBO registreren
De meeste rechtspersonen en samenwerkingsverbanden moeten hun UBO’s inschrijven. Daarbij kun je onder meer denken aan bv’s, nv’s, stichtingen, coöperaties, personenvennootschappen zoals de vof en commanditaire vennootschap en onderlinge waarborgmaatschappijen. Eenmanszaken vallen buiten de verplichting omdat hier geen sprake is van aandeelhouders of vergelijkbare structuren. Het is belangrijk om vooraf goed na te gaan of jouw rechtsvorm onder de registratieplicht valt, zodat je geen risico loopt op boetes of andere handhavingsmaatregelen.
Hoe bepaal je wie de UBO van jouw bedrijf is
Voor je de registratie start, moet je vaststellen wie binnen jouw organisatie als UBO wordt gezien. Bij een bv of nv zijn dit vaak de aandeelhouders met een belang boven een bepaald drempelpercentage in aandelen of stemrechten. Bij een vof of cv gaat het meestal om de vennoten die een vergelijkbaar belang of beslissingsmacht hebben. Als er geen persoon is die direct aan de criteria voldoet, kan een hoger leidinggevend persoon als pseudo UBO worden aangewezen, bijvoorbeeld een bestuurder of directeur. Zorg dat je deze analyse vastlegt, zodat je bij vragen van de Kamer van Koophandel of de bank kunt toelichten hoe je tot je keuze bent gekomen.
Meerdere UBO’s binnen één bedrijf
Het is mogelijk dat er meerdere UBO’s zijn, bijvoorbeeld wanneer twee of drie personen elk een substantieel belang hebben. In dat geval registreer je alle UBO’s afzonderlijk. Per persoon geef je aan wat de aard en omvang van het belang is, zodat uit de registratie blijkt hoe de zeggenschap is verdeeld. Dit helpt om een compleet en transparant beeld van de eigendomsstructuur te geven.
Welke gegevens en documenten moet je aanleveren
Voor de UBO registratie heb je zowel gegevens over de UBO als bewijsstukken nodig. Denk aan persoonsgegevens zoals volledige naam, geboortedatum, nationaliteit en woonadres. Daarnaast moet je het type en de omvang van het belang vastleggen, bijvoorbeeld in aandelen, stemrechten of eigendomsbelang. Deze informatie onderbouw je met documenten zoals een recent uittreksel uit het aandeelhoudersregister, een kopie van de statuten of overeenkomst waarin de zeggenschap is geregeld, en een geldig identiteitsbewijs van de UBO.
Praktisch stappenplan voor het indienen bij de Kamer van Koophandel
Je start de registratie via de website van de Kamer van Koophandel met de inloggegevens van de vertegenwoordiger die tekenbevoegd is, zoals een bestuurder. Vervolgens kies je de juiste onderneming, doorloop je de digitale vragenlijst en vul je per UBO alle gevraagde gegevens in. Daarna upload je de gevraagde bewijsdocumenten en controleer je of alles klopt. Na het versturen beoordeelt de Kamer van Koophandel je aanmelding en ontvang je bericht als de registratie is verwerkt of als er aanvullende informatie nodig is. Bewaar alle stukken zorgvuldig, zodat je bij toekomstige wijzigingen eenvoudig een aanpassing in het UBO register kunt doorvoeren.
