Welke gegevens moeten verplicht op een zakelijke factuur staan
Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om je facturen op een bepaalde manier op te bouwen. De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan welke gegevens op een zakelijke factuur moeten staan. Als je deze factuureisen niet volgt, loop je risico bij een controle en kan je klant de btw mogelijk niet aftrekken. Een kloppende factuur is daarom belangrijk voor zowel jouw eigen administratie als die van je klant.
Verplichte basisgegevens van jou en je klant
Een correcte factuur begint met de juiste gegevens van jou als leverancier en van je klant. Vermeld altijd je volledige bedrijfsnaam zoals ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, het juiste adres waar je onderneming gevestigd is en je btw identificatienummer. Vergeet daarnaast je kvk nummer niet, want dit is verplicht op iedere zakelijke factuur. Van je klant vermeld je eveneens de volledige bedrijfsnaam en het juiste factuuradres zodat helder is voor wie de factuur bedoeld is.
Factuurnummer, datum en duidelijke omschrijving
Elke factuur moet een uniek en opeenvolgend factuurnummer hebben. Dit betekent dat je een doorlopend nummeringsysteem gebruikt zonder gaten in de reeks. Daarnaast is de factuurdatum verplicht, omdat deze onder andere bepaalt in welke aangifteperiode de btw valt. Zorg ook voor een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, inclusief de periode waarin de werkzaamheden zijn uitgevoerd of de datum waarop de goederen zijn geleverd.
Bedrag, btw en totaal op de factuur
De financiële kant van de factuur moet helder en controleerbaar zijn. Een klant en de Belastingdienst moeten direct kunnen zien hoe het totaalbedrag is opgebouwd en welke btw daarbij hoort. Onduidelijkheid over bedragen of btw tarieven kan zorgen voor vragen, vertraging in betalingen en problemen bij een controle.
Netto bedrag, btw bedrag en btw tarief
Vermeld per product of dienst de prijs exclusief btw en geef duidelijk aan welk btw tarief van toepassing is. In Nederland zijn verschillende btw tarieven mogelijk, zoals een algemeen tarief en een verlaagd tarief. Als je meerdere tarieven op één factuur hebt, specificeer je per tarief de omzet en het bijbehorende btw bedrag. Vervolgens tel je deze bedragen op zodat duidelijk is wat het totale btw bedrag is.
Totaalbedrag en betalingsgegevens
Op de factuur staat altijd het totaalbedrag inclusief btw dat je klant moet betalen. Daarnaast is het verstandig om je betaalgegevens te vermelden, zoals je bankrekeningnummer en de betalingstermijn die je hanteert. Hoewel een betalingstermijn niet als harde wettelijke verplichting op de factuur staat, helpt het om discussies over het moment van betalen te voorkomen en zorgt het voor een professionelere uitstraling van je bedrijf.
