Waarom een privacyverklaring en cookiebeleid onmisbaar zijn
Als ondernemer verzamel je via je website al snel persoonsgegevens, bijvoorbeeld via een contactformulier, nieuwsbriefinschrijving of webwinkel. Ook cookies verzamelen vaak gegevens over bezoekers. Met een duidelijke privacyverklaring en een helder cookiebeleid voldoe je niet alleen aan de wet, maar creëer je ook vertrouwen bij je klanten.
Wanneer verwerk je persoonsgegevens
Je verwerkt persoonsgegevens zodra informatie herleidbaar is tot een persoon, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, ip-adres of klantnummer. Dat geldt ook als je externe diensten gebruikt, zoals Google Analytics, e-mailmarketingsoftware of een betaalprovider. In al deze gevallen hoort op je website een privacyverklaring en, als je cookies gebruikt, een cookiebeleid.
Inhoud van een goede privacyverklaring
Een privacyverklaring moet in begrijpelijke taal uitleggen wat je met persoonsgegevens doet. De informatie moet makkelijk vindbaar zijn, bijvoorbeeld via een link in de footer. Houd het overzichtelijk en concreet, zodat bezoekers snel zien wat er met hun gegevens gebeurt.
Welke punten je minimaal moet opnemen
Beschrijf om te beginnen welke gegevens je verzamelt, zoals namen, adresgegevens, betaalgegevens en online identifiers. Leg vervolgens per doel uit waarom je deze gegevens verwerkt, bijvoorbeeld voor het afhandelen van bestellingen, klantenservice, marketing of het verbeteren van je website. Geef ook aan op welke grondslagen je je baseert, zoals toestemming, uitvoering van een overeenkomst of een gerechtvaardigd belang. Verder vermeld je hoe lang je gegevens bewaart, met welke partijen je samenwerkt als verwerkers, hoe je gegevens beveiligt en welke rechten bezoekers hebben, zoals inzage, wijziging of verwijdering.
Contactgegevens en procedures
Zorg dat je volledige bedrijfsgegevens in de privacyverklaring staan, inclusief de naam van je bedrijf, vestigingsadres, inschrijving bij de Kamer van Koophandel en een werkend e-mailadres. Leg uit hoe iemand een verzoek kan indienen om zijn gegevens in te zien of te laten verwijderen, binnen welke termijn je reageert en hoe een bezoeker een klacht kan indienen bij de toezichthouder als hij het niet eens is met je reactie.
Hoe je een praktisch cookiebeleid opstelt
Bijna iedere website plaatst cookies, bijvoorbeeld voor statistieken of marketing. Een cookiebeleid legt uit welke cookies je gebruikt, waarom, hoe lang ze blijven staan en of gegevens met derden worden gedeeld. Combineer dit met een duidelijke cookiebanner waarmee bezoekers echt een keuze kunnen maken.
Soorten cookies en toestemming
Maak in je cookiebeleid onderscheid tussen functionele cookies, analytische cookies en marketingcookies. Functionele cookies zijn nodig voor een goed werkende website en vragen meestal geen toestemming. Voor analytische en zeker voor marketingcookies heb je in veel gevallen voorafgaande toestemming nodig. Leg in eenvoudige taal uit welke tools je inzet, zoals statistiekensoftware of advertentietracking, en hoe bezoekers hun voorkeuren kunnen aanpassen of cookies kunnen verwijderen.
Praktische tips voor ondernemers
Controleer regelmatig welke cookies je website daadwerkelijk plaatst, bijvoorbeeld via een cookie scan. Zorg dat je privacyverklaring en cookiebeleid consistent zijn met elkaar en met de instellingen van je website en tools. Pas je teksten aan als je nieuwe diensten of plug-ins toevoegt. Houd alles zo kort en helder mogelijk, zodat je bezoekers begrijpen wat er met hun gegevens gebeurt en jij als ondernemer aantoonbaar zorgvuldig met privacy omgaat.
