Wat is zakelijk schrijven precies
Zakelijk schrijven is het maken van teksten die bedoeld zijn voor werk of bedrijf. Denk aan e-mails, offertes, rapporten, nieuwsbrieven of webteksten. Veel mensen denken bij zakelijk schrijven aan moeilijke woorden en lange zinnen, maar dat is niet nodig. Sterker nog: hoe eenvoudiger je schrijft, hoe groter de kans dat iedereen je boodschap begrijpt.
Bij zakelijk schrijven gaat het om duidelijkheid. Je lezer moet snel zien wat je bedoelt en wat hij of zij moet doen. Een zakelijke tekst is daarom doelgericht, netjes en gestructureerd. Je vermijdt overbodige details en schrijft alleen wat nodig is om je punt te maken.
Waarom duidelijke zakelijke teksten belangrijk zijn
Onduidelijke teksten kosten tijd en geld. Als collega’s, klanten of leveranciers je bericht niet meteen begrijpen, gaan ze vragen stellen, fouten maken of helemaal niet reageren. Dat levert frustratie op aan beide kanten.
Heldere zakelijke teksten zorgen ervoor dat iedereen weet waar hij aan toe is. Taken worden sneller uitgevoerd, afspraken zijn minder vaak onduidelijk en misverstanden nemen af. Daarnaast kom je professioneler over als je kort en duidelijk schrijft.
Zakelijke toon zonder kil over te komen
Een zakelijke toon betekent niet dat je afstandelijk of streng moet schrijven. Je kunt vriendelijk en menselijk blijven, terwijl je tekst toch zakelijk is. Dat doe je door beleefd te formuleren, maar wel direct te zijn. Schrijf bijvoorbeeld liever “Zou je dit rapport uiterlijk vrijdag kunnen opsturen?” dan “Het rapport dient uiterlijk vrijdag in mijn bezit te zijn”. De boodschap is hetzelfde, maar de tweede zin klinkt veel zwaarder.
Hoe maak je je zakelijke teksten eenvoudiger
Zakelijk schrijven wordt vaak moeilijk gemaakt door lange zinnen, vaktaal en ingewikkelde formuleringen. Juist daar kun je veel winnen. Begin altijd met één hoofdvraag: wat moet de lezer na deze tekst weten, vinden of doen? Alles wat niet bij dat doel past, kun je weg laten.
Gebruik korte zinnen en gewone woorden. In plaats van “middels” kun je bijna altijd “met” schrijven en in plaats van “ten aanzien van” vaak gewoon “over”. Dat leest veel prettiger, ook voor mensen die niet dagelijks met zakelijke teksten werken.
Structuur in je tekst aanbrengen
Een goede structuur helpt de lezer om snel de belangrijkste punten te vinden. Werk daarom met duidelijke alinea’s en tussenkopjes. In elke alinea behandel je één onderwerp. Dat maakt de tekst overzichtelijk en dwingt jou als schrijver om na te denken over de rode draad.
Schrijf eerst ruw op wat je wilt zeggen en loop daarna je tekst nog een keer door. Kijk of je zinnen korter kunnen en of er woorden zijn die je kunt schrappen. Hardop lezen helpt om te horen waar een zin te lang wordt of niet logisch klinkt. Zo wordt zakelijk schrijven stap voor stap eenvoudiger en begrijpelijker voor iedereen.
