Waarom is een factuur belangrijk voor zzp’ers?
Als zelfstandige zonder personeel is het versturen van correcte facturen een essentieel onderdeel van je zakelijke administratie. Een factuur is niet alleen verplicht als je een product of dienst aanbiedt, maar het zorgt er ook voor dat je rechtmatig je inkomsten ontvangt. Het niet op de juiste manier opstellen van een factuur kan leiden tot problemen bij de Belastingdienst en zelfs betalingsachterstanden.
Welke informatie moet er op een factuur staan?
De verplichte onderdelen van een factuur
Om ervoor te zorgen dat je factuur juridisch in orde is, zijn er een aantal gegevens die verplicht moeten worden vermeld. Deze zijn:
- Je bedrijfsnaam en adres
- Het KvK-nummer van je bedrijf
- Je btw-nummer
- De naam en het adres van je klant
- Het factuurnummer (een uniek nummer)
- De datum van de factuur
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten of producten
- Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
Het ontbreken van deze informatie kan gevolgen hebben, zoals mogelijke boetes van de Belastingdienst of vertragingen bij de betaling.
Tips voor het opstellen van een factuur
Gebruik facturatiesoftware
Er zijn verschillende tools en programma’s beschikbaar die je kunnen helpen bij het maken van professioneel ogende facturen. Met facturatiesoftware voorkom je fouten en kun je zelfs automatische herinneringen instellen wanneer een factuur niet op tijd wordt betaald.
Zorg voor een duidelijke lay-out
Een goed ontworpen factuur is overzichtelijk en zorgt ervoor dat je klanten snel kunnen begrijpen wat er in rekening wordt gebracht. Zorg ervoor dat je bedrijfsgegevens en het totaalbedrag goed zichtbaar zijn.
Controleer jouw btw-tarief
Afhankelijk van het soort product of dienst dat je levert, hanteer je mogelijk een ander btw-tarief. Voor veel diensten geldt 21%, maar voor bijvoorbeeld boeken of voedingsmiddelen is dat slechts 9%. Controleer altijd welk tarief voor jouw branche van toepassing is.
Hoe verstuur je je factuur?
Tegenwoordig wordt het steeds normaler om je facturen digitaal te versturen. Dit is sneller en bespaart papier. Zorg ervoor dat je je factuur als pdf verstuurt om aanpassingen door de ontvanger te voorkomen. Mocht je klant een specifiek facturatiesysteem gebruiken, zorg er dan voor dat je factuur compatibel is met dat systeem.
