Wat is een btw-nummer en waarom is het belangrijk?
Als ondernemer of zelfstandige zzp'er werk je vaak samen met andere bedrijven. Zodra je een factuur stuurt of ontvangt, is het belangrijk dat het btw-nummer van je klant op de factuur vermeld staat. Het btw-nummer (ook wel VAT-nummer genoemd) identificeert een bedrijf bij de belastingdienst en is verplicht op facturen wanneer de diensten of producten met btw worden geleverd.
Het is essentieel dat dit nummer klopt. Als het btw-nummer van je klant niet geldig is, kan dat problemen opleveren bij je eigen belastingaangifte. In sommige gevallen kan de Belastingdienst de btw-teruggave weigeren of naheffingen opleggen, als blijkt dat je zaken doet met een niet-geregistreerd bedrijf.
Hoe ziet een geldig btw-nummer eruit?
Een btw-nummer in Nederland begint met de landcode ‘NL’, gevolgd door negen cijfers, de letter ‘B’ en een controlegetal van twee cijfers. Bijvoorbeeld: NL123456789B01. Voor bedrijven binnen de Europese Unie verschilt dit format per land. Let erop dat je het btw-nummer exact overneemt en geen spaties of extra tekens toevoegt.
Hoe controleer je het btw-nummer van je klant?
Gebruik de VIES-databank van de Europese Commissie
De meest betrouwbare manier om het btw-nummer van je klant te controleren is via het VIES-platform van de Europese Commissie. Deze gratis online tool controleert of een btw-nummer geldig is binnen de EU. Je voert het voorkomende land en het btw-nummer in, en krijgt direct een bevestiging.
Wat als het nummer ongeldig is?
Als het ingevoerde btw-nummer ongeldig blijkt, neem dan contact op met je klant. Vraag na of je het juiste nummer hebt of dat het bedrijf recent een wijziging heeft doorgevoerd. Gebruik nooit een btw-nummer op een factuur als je daar twijfels over hebt.
Wat als je klant buiten de EU zit?
Voor klanten buiten de Europese Unie gelden andere regels. Je kunt hun belastingnummer meestal niet via VIES controleren, maar veel landen hebben eigen databanken van belastingplichtigen. Als je regelmatig zaken doet met niet-Europese klanten, is het verstandig om die bronnen te achterhalen en te gebruiken. Daarnaast is het aan te raden om je administratief goed te laten bijstaan door een boekhouder of fiscalist.
Waarom regelmatig controle essentieel is
Een btw-nummer kan veranderen bij bedrijfswijzigingen, eenmanszaken die overgaan naar bv's of fusies. Controleer daarom periodiek de btw-nummers van vaste klanten, vooral als er iets verandert in de bedrijfsstructuur of bedrijfsnaam. Zo houd je je administratie betrouwbaar en voorkom je vervelende verrassingen bij een eventuele controle door de Belastingdienst.
