Bij een fiscale loonsom van 500.000 euro heb je in 2026 een vrije ruimte van ongeveer 9.820 euro binnen de werkkostenregeling. Dat is 2,16 procent over de eerste 400.000 euro (8.640 euro) plus 1,18 procent over de resterende 100.000 euro (1.180 euro). Alles wat je aan kerstpakketten, borrels buiten de deur en andere vergoedingen in die ruimte stopt, blijft onbelast. Kom je erboven, dan betaal je als werkgever 80 procent eindheffing over het meerdere. Voor een bedrijf met 12 medewerkers en een loonsom van 500.000 euro is een kerstpakket van 75 euro dus geen enkel probleem, mits je de rest van het jaar niet al te veel van de ruimte hebt opgesnoept.
Hoe de twee percentages werken
De werkkostenregeling, kortweg WKR, kent sinds een paar jaar een getrapt tarief. Over de eerste 400.000 euro van de loonsom geldt in 2026 het verhoogde percentage van 2,16 procent; over alles daarboven 1,18 procent. Het is dus niet zo dat een bedrijf met 500.000 euro loonsom ineens volledig in het lage tarief valt. De rekensom:
- 400.000 euro maal 2,16 procent is 8.640 euro
- 100.000 euro maal 1,18 procent is 1.180 euro
- Totale vrije ruimte 2026: 9.820 euro
Ter vergelijking: een bedrijf met precies 400.000 euro loonsom heeft 8.640 euro, een bedrijf met een miljoen loonsom heeft 8.640 plus 7.080 is 15.720 euro. Het grootste deel van de ruimte verdien je dus in de eerste vier ton.
Wat er allemaal in de vrije ruimte valt
Het kerstpakket is de bekendste post, maar zeker niet de enige. Ook een personeelsfeest op een externe locatie, een kerstborrel in een restaurant, een bonus die je netto wilt uitkeren, een fiets zonder bijtelling, cadeaubonnen bij een jubileum en een vergoeding voor de sportschool gaan allemaal van dezelfde 9.820 euro af. Wat er níet af gaat, zijn de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen: de onbelaste reiskostenvergoeding, de thuiswerkvergoeding, een telefoon of laptop die nodig is voor het werk, en koffie of een borrel op de eigen werkvloer. Een kerstborrel op kantoor kost dus geen vrije ruimte; dezelfde borrel in de kroeg om de hoek wel.
Het rekenvoorbeeld met 12 medewerkers
Stel dat het bedrijf in 2026 al het volgende in de vrije ruimte heeft gestopt: een zomerfeest buiten de deur van 2.400 euro, een netto jubileumbonus van 1.000 euro en twaalf bloemetjes en cadeaubonnen bij verjaardagen voor samen 600 euro. Dat is 4.000 euro. Er blijft 5.820 euro over. Twaalf kerstpakketten van 75 euro inclusief btw kosten 900 euro, en een kerstdiner in een restaurant voor het hele team komt op 1.500 euro. Samen 2.400 euro, dus je houdt nog ruim 3.400 euro over. Ruimte genoeg, ook voor een wat royaler pakket.
Wat er gebeurt als je erover heen gaat
Overschrijd je de 9.820 euro, dan betaal je over het meerdere 80 procent eindheffing. Geef je bijvoorbeeld voor 11.000 euro aan vergoedingen, dan is de overschrijding 1.180 euro en de eindheffing 944 euro. Die betaal je als werkgever; de werknemer merkt er niets van. Je geeft het aan in de loonaangifte over het tweede tijdvak van het volgende jaar, dus uiterlijk in februari of maart 2027. Dat lijkt fors, maar het is vaak nog steeds goedkoper dan het bedrag bruto uitkeren: een netto bonus van 1.000 euro kost via de loonstrook bij een werknemer in de hoogste schijf bijna 2.000 euro bruto, en via de eindheffing 1.800 euro. Bewust de vrije ruimte overschrijden kan dus een verdedigbare keuze zijn.
Waar het in de praktijk misgaat
De meest gemaakte fout is dat bedrijven de vrije ruimte berekenen over de loonsom van het vorige jaar en vergeten dat die in 2026 is gestegen of gedaald. De loonsom is het totaal van kolom 14 van de loonstaat over het hele jaar, inclusief vakantiegeld en bonussen, en pas eind december weet je het definitieve bedrag. Tweede valkuil: de gebruikelijkheidstoets. Een vergoeding mag maximaal 2.400 euro per werknemer per jaar in de vrije ruimte zonder dat de Belastingdienst vragen stelt; een kerstpakket van 3.000 euro voor de directeur valt daarbuiten. Derde valkuil: vergeten dat de btw meetelt. Een kerstpakket van 62 euro exclusief btw is 75 euro inclusief, en dat laatste bedrag gaat van de ruimte af.
Zo pak je het aan voor december
Maak nu, in september, een overzicht van alles wat dit jaar al in de vrije ruimte is geboekt en schat de loonsom voor heel 2026. Trek het verschil af van de berekende 9.820 euro en je weet precies wat er voor de kerstpakketten en het eindejaarsfeest overblijft. Zit je krap, dan is een borrel op kantoor in plaats van in de stad de makkelijkste manier om ruimte te winnen. Zit je ruim, dan is december het moment om de ruimte te benutten, want wat je niet gebruikt, vervalt op 31 december en gaat niet mee naar 2027.
