Waarom algemene voorwaarden onmisbaar zijn voor een zzp'er
Als zzp'er ben je zelf verantwoordelijk voor je risico's. Algemene voorwaarden helpen je om afspraken met klanten vast te leggen en conflicten te voorkomen. Je legt er onder andere in vast wat de rechten en plichten zijn van jou en je klant, hoe je omgaat met betaling, aansprakelijkheid en annulering. Goede voorwaarden zorgen voor duidelijkheid, geven je juridische houvast en stralen professionaliteit uit.
Wat hoort er minimaal in te staan
In algemene voorwaarden leg je vast hoe je samenwerkt met je klant. Denk aan een duidelijke omschrijving van jouw dienstverlening, hoe en wanneer jouw klant moet betalen, wat er gebeurt bij te late betaling en of je een voorschot rekent. Ook neem je op hoe je omgaat met annulering of wijziging van opdrachten, hoe lang offertes geldig zijn en welke levertermijnen gelden. Daarnaast zijn afspraken over jouw aansprakelijkheid belangrijk, bijvoorbeeld een beperking van schadevergoedingen en situaties waarin je niet aansprakelijk bent, zoals overmacht. Tot slot leg je vast welk recht van toepassing is en welke rechter bevoegd is bij een conflict.
Hoe je stap voor stap je eigen voorwaarden opstelt
Het opstellen van algemene voorwaarden begint met een inventarisatie van jouw praktijk. Schrijf voor jezelf uit hoe je normaal gesproken werkt, waar je tegenaan loopt en welke risico's je wilt afdekken. Denk aan niet betalende klanten, projecten die uitlopen of klanten die op het laatste moment afzeggen. Vanuit die situaties vertaal je jouw wensen naar heldere, zakelijke afspraken die zowel voor jou als voor je klant redelijk zijn.
Gebruik van voorbeelden en juridisch advies
Je kunt bestaande modellen gebruiken als basis, bijvoorbeeld branchevoorwaarden of voorbeeldteksten van ondernemersorganisaties. Kopieer deze nooit klakkeloos, maar pas ze aan op jouw diensten, tarieven en manier van werken. Controleer of je voorwaarden in lijn zijn met het consumentenrecht als je met particulieren werkt, bijvoorbeeld rond herroepingsrecht en informatieverplichtingen. Bij twijfel is het verstandig om een jurist mee te laten kijken, zeker bij bepalingen over aansprakelijkheid, intellectueel eigendom en boetebedingen. Zo verklein je de kans dat bepalingen ongeldig worden verklaard omdat ze onredelijk zijn.
Wanneer en hoe je algemene voorwaarden moet delen
Zelfs de beste algemene voorwaarden hebben weinig waarde als je klant ze niet op tijd te zien krijgt. Je moet je voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand stellen. Dat betekent in de praktijk dat je ze meestuurt met je offerte, opdrachtbevestiging of contract. Verwijs altijd expliciet in je offerte naar je algemene voorwaarden en vermeld waar de klant ze kan vinden.
Digitale terbeschikkingstelling en akkoord
Werk je vooral digitaal, voeg je voorwaarden dan als bijlage toe aan je e-mail of plaats ze als downloadbare pdf op je website. Zet in je e-mail of offerte dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat de klant hiermee akkoord gaat bij het bevestigen van de opdracht. Zorg dat de klant ze gemakkelijk kan opslaan en later kan teruglezen. Bewaar zelf ook altijd de versie van de voorwaarden die gold op het moment dat je de overeenkomst sloot, zodat je bij een conflict kunt aantonen welke regels van kracht waren.
