Er is in Nederland geen wet die een vaste minimale geldigheid voor cadeaubonnen voorschrijft. Je mag als winkel zelf een termijn kiezen, zolang die redelijk is en duidelijk op de bon staat. In de praktijk geldt twee jaar als de gangbare en veilige ondergrens. Zet je helemaal geen datum op de bon, dan blijft hij in principe vijf jaar geldig, omdat dan de algemene verjaringstermijn van toepassing is. Een cadeaubon die je in december 2026 verkoopt, is dus bij een termijn van twee jaar geldig tot december 2028, en zonder vermelde datum tot december 2031.
Waarom twee jaar de norm is
Een cadeaubon is juridisch gezien een tegoed dat de klant bij jou heeft. De koper heeft al betaald, en de ontvanger heeft recht op die waarde. Een te korte geldigheid, bijvoorbeeld drie of zes maanden, kan als onredelijk bezwarend worden gezien. Klanten kunnen daar bezwaar tegen maken, en bij een geschil wordt gekeken of de termijn in verhouding staat tot wat een consument mag verwachten. Twee jaar sluit aan bij wat de meeste winkelketens hanteren en wat consumentenorganisaties als redelijk beschouwen. Kies je voor twee jaar of langer, dan zit je dus zelden fout.
Wat moet er op de cadeaubon staan?
- de waarde van de bon
- een duidelijke einddatum of geldigheidsduur
- de naam van je winkel of keten, en in welke vestigingen of webshop de bon geldig is
- eventuele voorwaarden, bijvoorbeeld of de bon in delen besteed mag worden
Ontbreekt de einddatum, dan kun je je later niet beroepen op een kortere termijn. Dan geldt die vijf jaar.
Mag je een verlopen bon weigeren?
Juridisch mag dat, als de termijn redelijk was en duidelijk vermeld stond. Toch kiezen veel winkels ervoor om een bon die net een paar weken verlopen is, alsnog te accepteren. Het kost je weinig, en een klant die met lege handen vertrekt, praat daar vaak meer over dan over een goede aankoop. Je kunt daar intern een vaste lijn voor afspreken, bijvoorbeeld een coulancetermijn van drie maanden.
Restwaarde en wisselgeld
Besteedt een klant maar een deel van de bon, dan is het gebruikelijk om de restwaarde op een nieuwe bon of op dezelfde digitale kaart te laten staan. Contant teruggeven is niet verplicht. Leg in je voorwaarden vast hoe je dit doet, zodat je kassamedewerkers niet in december met elke klant hoeven te overleggen.
Let op de btw bij cadeaubonnen
Voor de btw maakt het uit wat voor bon je verkoopt. Is de bon alleen te besteden aan producten met één btw-tarief, bijvoorbeeld alleen boeken of alleen kleding, dan is het een enkeldoelvoucher en draag je de btw af op het moment van verkoop. Kan de klant er producten met verschillende tarieven mee kopen, dan is het een meerdoelvoucher en betaal je pas btw bij het inwisselen. Voor een winkel die zowel producten tegen 9 als tegen 21 procent verkoopt, is dat laatste meestal het geval. Bespreek dit met je boekhouder, zeker als je in december veel bonnen verkoopt.
Zet je voorwaarden nu op orde
December is voor veel winkels de maand waarin de meeste cadeaubonnen over de toonbank gaan. Wie in oktober de tekst op de bon, de geldigheidsduur en de afspraken over restwaarde en coulance vastlegt, voorkomt discussies aan de kassa. Kies voor twee jaar, zet de einddatum duidelijk op de bon en zorg dat je personeel weet hoe ze met verlopen bonnen omgaan. Dan zit je juridisch goed en houden je klanten een prettig gevoel over aan hun cadeau.
