Wat is een goodwill brief
Een goodwill brief is een nette, schriftelijke uitleg waarin je een bedrijf vraagt om je tegemoet te komen, terwijl ze dat volgens de regels niet per se hoeven te doen. Je doet dus een beroep op hun goede wil. Denk aan een gemiste betaaltermijn, een vergeten opzegging of een dienst waar je ontevreden over bent, maar waar de algemene voorwaarden weinig ruimte bieden.
In de zakelijke context wordt een goodwill brief vaak gebruikt richting leveranciers, banken, verzekeraars of andere dienstverleners. Het is geen juridische brief, maar een vriendelijke zakelijke poging om een oplossing te vinden zonder meteen in conflict of procedures terecht te komen.
Wanneer schrijf je een goodwill brief
Bij een eenmalige fout
Een veelvoorkomende reden om een goodwill brief te sturen, is een eenmalige fout. Bijvoorbeeld een factuur die je te laat hebt betaald of een abonnementsverlenging die je over het hoofd hebt gezien. Je erkent de fout, legt kort uit wat er is gebeurd en vraagt om een uitzondering, zoals het vervallen van een boete of het terugdraaien van een verlenging.
Bedrijven zijn sneller bereid mee te denken als je normaal netjes op tijd betaalt of handelt. Je goede reputatie speelt hier dus mee. Een duidelijke goodwill brief helpt om dat beeld te bevestigen.
Bij onduidelijke afspraken
Soms zijn afspraken niet helemaal helder gemaakt, bijvoorbeeld bij mondelinge toezeggingen of vage offertes. Juridisch gezien sta je dan niet altijd sterk. Met een goodwill brief kun je de situatie rustig uitleggen, aangeven wat jouw verwachting was en vragen of het bedrijf alsnog wil aansluiten bij die verwachting, uit klantvriendelijkheid.
Je probeert hiermee escalatie te voorkomen. Bedrijven waarderen vaak dat je eerst de dialoog zoekt in plaats van direct boos te worden of dreigen met reviews of juridische stappen.
Bij langdurige klantrelaties
Als je al jaren klant bent of structureel zaken doet met een partij, kan een goodwill brief helpen om die relatie te benadrukken. Je laat zien dat je de samenwerking waardeert en dat je hoopt dat het bedrijf dat ook laat blijken door soepel te zijn in een specifieke situatie.
Voorbeelden zijn het vragen om een tijdelijke korting, uitstel van betaling of het kwijtschelden van een eenmalige kostenpost. Je maakt duidelijk dat je op de lange termijn wilt blijven samenwerken en dat dit gebaar daarbij helpt.
Hoe schrijf je een overtuigende goodwill brief
Blijf zakelijk en respectvol
Een goede goodwill brief is kort, duidelijk en beleefd. Je erkent je eigen rol in het probleem, zonder jezelf onnodig zwart te maken. Je vermijdt verwijten en legt de nadruk op samenwerking. Bedrijven zijn eerder bereid mee te werken als jij zelf ook redelijk overkomt.
Wees concreet in je verzoek
Beschrijf altijd wat je precies vraagt. Wil je dat een boete vervalt, een abonnement wordt stopgezet of een factuur wordt aangepast, noem dat dan expliciet. Hoe concreter je bent, hoe makkelijker het is voor de ontvanger om intern te overleggen en een besluit te nemen.
Sluit af door te benadrukken dat je hun moeite waardeert en dat je hoopt op een positieve reactie. Zo vergroot je de kans dat de ontvanger jouw verzoek ziet als een kans om klantgericht te handelen in plaats van een lastige klacht.
