Wat je direct kunt doen als een klant niet betaalt
Een klant die niet betaalt is voor veel zzp'ers een grote zorg. Je bent afhankelijk van je cashflow en elke openstaande factuur heeft direct invloed op je inkomen. Het is daarom belangrijk om vanaf het eerste signaal van betalingsachterstand gestructureerd en zakelijk te handelen, zonder de relatie onnodig op scherp te zetten.
Controleer je factuur en afspraken
Loop eerst je factuur en overeenkomst na. Kloppen de bedragen, betaaltermijn en gegevens? Verwijs in je factuur duidelijk naar de opdrachtbevestiging of offerte. Als alles klopt, kun je de klant inhoudelijk sterker aanspreken op de betalingsplicht.
Stuur een vriendelijke herinnering
Is de betaaltermijn net verstreken, begin dan met een korte, vriendelijke herinnering per e-mail. Noem factuurnummer, datum, bedrag en nieuwe duidelijke betaaltermijn. Houd de toon professioneel en ga er in eerste instantie vanuit dat het om een vergissing of praktische vertraging gaat.
Als betalen uitblijft: strenger, maar professioneel worden
Wanneer een klant na je eerste herinnering nog steeds niet betaalt, is het tijd om je aanpak aan te scherpen. Door stapsgewijs op te schalen, laat je zien dat je serieus bent, maar geef je de klant ook ruimte om alsnog netjes af te handelen.
Plan telefonisch contact
Neem telefonisch contact op en vraag rustig waarom er nog niet is betaald. Soms is er onvrede over de opdracht, soms zijn er liquiditeitsproblemen. Bied waar mogelijk een praktische oplossing, zoals betaling in termijnen, mits je de klant nog vertrouwt. Bevestig afspraken altijd schriftelijk na het gesprek.
Stuur een formele aanmaning
Blijft betaling alsnog uit, stuur dan een formele aanmaning per e-mail en bij voorkeur ook per post. Vermeld het openstaande bedrag, de oorspronkelijke en nieuwe uiterste betaaldatum en dat je bij uitblijven van betaling verdere stappen zult ondernemen. Houd de toon zakelijk en feitelijk en vermijd emotionele formuleringen.
Juridische en praktische vervolgstappen voor zzp'ers
Als vriendelijke en formele verzoeken geen resultaat opleveren, kun je juridische of semi juridische middelen inzetten om je factuur alsnog betaald te krijgen. Het is belangrijk om hierbij de kosten, tijd en de hoogte van je vordering tegen elkaar af te wegen.
Rente en incassokosten in rekening brengen
Je mag na het verstrijken van de betaaltermijn wettelijke rente en incassokosten rekenen, zolang je je aan de geldende regels houdt. Vermeld in je aanmaning dat deze kosten zullen worden doorberekend als er niet binnen de gestelde termijn wordt betaald. Dit vergroot vaak de betalingsbereidheid.
Een incassobureau of jurist inschakelen
Bij hogere bedragen of hardnekkige wanbetalers kan het inschakelen van een incassobureau of jurist zinvol zijn. Zij beoordelen je dossier, stellen formele brieven op en begeleiden je bij een eventuele procedure. Kies een partij die transparant is over kosten en werkwijze, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Voorkomen is beter dan genezen
Hoewel je nooit alle risico's kunt uitsluiten, kun je als zzp'er wel veel doen om problemen met niet betalende klanten te beperken. Duidelijke afspraken en een strak facturatieproces vormen de basis van een gezondere praktijk.
Zorg voor duidelijke afspraken en een goed proces
Werk altijd met een schriftelijke offerte of overeenkomst waarin tarieven, betaaltermijnen en leveringsmomenten helder zijn vastgelegd. Vraag bij nieuwe of risicovolle klanten om een aanbetaling en factureer grotere opdrachten in duidelijke termijnen. Verstuur je facturen direct na oplevering en bewaak de betaaltermijnen actief. Door consequent te zijn, laat je klanten zien dat betalen op tijd een vanzelfsprekend onderdeel is van de samenwerking.
