Wat bedoelen we met stille kennis?
In bijna ieder bedrijf lopen collega's rond met waardevolle kennis die nergens is opgeschreven. Ze weten precies hoe je met een lastige klant omgaat, welke kleine handelingen een proces versnellen of hoe je problemen voorkomt nog voordat ze ontstaan. Deze ervaring noemen we stille kennis, ook wel impliciete kennis.
Stille kennis zit in mensen, niet in documenten. Het ontstaat door jarenlange praktijkervaring, fouten maken en leren in het dagelijks werk. Juist daardoor is deze kennis lastig over te dragen, maar tegelijk erg waardevol voor de continuïteit en groei van een organisatie.
Waarom is stille kennis zo belangrijk?
Als een ervaren collega vertrekt, gaat vaak een groot deel van de stille kennis mee de deur uit. Nieuwe medewerkers moeten dan zelf het wiel opnieuw uitvinden. Dat kost tijd, geld en kan zorgen voor fouten of lagere kwaliteit. Door bewuster om te gaan met stille kennis, voorkom je dat cruciale informatie verloren gaat.
Bovendien zorgt het delen van stille kennis voor meer betrokkenheid. Medewerkers voelen zich serieus genomen als hun ervaring wordt gevraagd en vastgelegd. Dat draagt bij aan een prettige, professionele werkcultuur waarin leren centraal staat.
Hoe herken je stille kennis in jouw organisatie?
Let op veelgestelde vragen
Een eerste signaal van stille kennis is wanneer collega's vaak dezelfde vragen stellen aan dezelfde persoon. Denk aan vragen als hoe een bepaald systeem nu echt het handigst werkt of hoe je een terugkerende klant het beste kunt benaderen. De antwoorden staan niet in handleidingen, maar leven in de hoofden van enkele medewerkers.
Observeer informele uitlegmomenten
Stille kennis wordt vaak gedeeld bij de koffieautomaat, tijdens het meelopen of in korte uitlegmomenten aan een bureau. Deze gesprekken zijn een goudmijn aan praktische tips. Door ze te herkennen, zie je waar belangrijke kennis onzichtbaar blijft.
Praktische manieren om stille kennis vast te leggen
Laat medewerkers routines hardop uitleggen
Vraag ervaren collega's om tijdens hun werk hardop uit te leggen welke stappen ze nemen en waarom. Een andere collega kan aantekeningen maken of je legt het gesprek vast op video. Zo maak je impliciete afwegingen en keuzes zichtbaar en kun je ze later uitwerken tot een eenvoudige uitleg of stappenplan.
Werk met duo's of mentoren
Laat nieuwe medewerkers bewust een tijdje meedraaien met een ervaren collega. Niet alleen om taken te leren, maar ook om te begrijpen welke kleine beslissingen dagelijks worden genomen. Zo wordt stille kennis stap voor stap overgedragen in de praktijk, in plaats van alleen via theoretische instructies.
Maak eenvoudige kennisdossiers
Je hebt geen uitgebreid handboek nodig. Een gedeelde map met korte documenten, veelgestelde vragen en praktijkvoorbeelden is vaak al genoeg. Belangrijk is dat iedereen begrijpt wat erin staat en dat de informatie actueel blijft. Houd de taal eenvoudig en concreet, zodat ook nieuwe medewerkers er direct mee aan de slag kunnen.
Stille kennis als dagelijks gespreksonderwerp
Stille kennis benutten is geen eenmalig project, maar een doorlopend proces. Door er in teamoverleggen bewust naar te vragen, maak je ervaring bespreekbaar. Wat heb je deze maand geleerd? Welke fout wil je anderen helpen voorkomen? Welke tip zou jij aan een nieuwe collega geven? Zo wordt stille kennis steeds meer gedeelde kennis, waar het hele bedrijf beter van wordt.
